2014年6月21日土曜日

JCI若手オープン懇親会in高松 のデザイン

JCI(日本コンクリート工学会)の年次大会in高松の初日の夜に開催される、若手オープン懇親会のご案内を致します。
 各種メール連絡(こちらが主体)と、フェイスブックへの掲載はしていましたが、一番読者があるブログの掲載が遅くなってしまいました。


今年は、下記のホームページで、すべての案内をしています。

https://sites.google.com/site/jci2014wakate/


上記ページにも書きましたが、この会は、年次大会の公式行事ではないものの、今年で14回目を数える伝統のある懇親会です。 私が助手として働き始めた2001年の年次大会が札幌で行われましたが、そのときに第一回懇親会が開催され、参加したことをよく覚えています。当時、関東支部に若手会21という会が組織され、40歳以下の当時の若手が中心となり、いろいろな勉強会・講演会を企画して活発に活動されていましたが、その一環として、若手オープン懇親会を開催したようです。

土木、建築、大学、民間の区別なく、オープンに議論・懇親をしようという趣旨だったと思います。
以後、年次大会の開催地方にバトンを渡して、途切れることなく、第14回目を迎えることとなりました。

その後、関東支部の若手会21の代表を務めたこともあり、この会の設立をよく知っているものとしては、感慨深いものがあります。とはいえ、持ち回りとなると、その趣旨はどんどん失われて、会を開催すること自体が目的となっていたように思います。基本は大学の研究者+その研究室の学生、で構成されており、ふたを開けると例年9割以上が大学関係者です。それが悪いとはいいませんが、開催すること自体が目的化しているな、という違和感は持っていました。


参加資格が自称40歳以下で、実年齢が一つの区切りではあります。私は、来週38歳になるので、残すところあとわずかで卒業、四国、しかも高松で行われることになり、私が代表を務めることとなりました。四国内の大学・高専教員のコンクリート系の学会会員は、実質3名なので、大変といえば大変です。


私なりに感じていた問題点は以下の通りで(昨年の2013年名古屋大会は欠席したので、会の印象は2012年以前です)、それを打破するようにアクションを起こしてみることにしました。PDCAを実行すればよく、改善案をDOして、その後チェックすればよいのです。

上記のマンネリ化を打破するためには、どうすればよいかを考えました。



1)当日参加が多く、事務局が大変である。

昨年の事務引き継ぎを受けると、ざっくりと、事前申し込み50名、当日申し込み50名で、なんと、当日申し込み率が50%でした。それ以前も似たような状況だと思います。これでは、直前まで幹事は参加人数のことで心配するし、当日受付で混雑するし、金額的に収支は黒字になったとしてもお店での料理が足りずに参加者全員に不満が多い、等考えられます。すべての人にとって、残念なことになります。誰もハッピーになりません。


→会費に、事前申し込み期限の割引を設けて、事前申し込みのインセンティブを設けました。

学生にとっては、ある程度効き目があると思います。

しかし、社会人の私自身のことを考えてみると、1000円の差額を設けても、大人にとってみるとたいした問題ではありません。実際問題として、急に会議が入って休むかもしれないことを考えると、当日申し込みにしてしまおうと、私でも考えます。

→そこで、忙しい研究者の特性を考えて、キャンセル料金をゼロにしました。

運営側から考えると、全く参加者が見えないよりも、△として申し込んでもらった方が、確率でリスク管理できます。△などの選択肢を増やすと、管理が煩雑になるので、最終的に特に区別は設けないことにしました。当日申し込みは10人以上の変動があるが、事前申込者の変動は数名以内、ということで、キャンセルも認めることは結果として、リスクヘッジになると思っています。



2)誰が参加するかわからないので、新規に参加しづらい。特に、これまで参加したことのなかった大学以外の人から見ると、ブラックボックス。

→まず、参加者を公開してみることにしました。そのためには、そもそものすべての周知をウェブにすることにしました。

勝手に事後に公開するわけにはいかないので、事前に同意を取ることとしました。直接法として、申込時に別途氏名公開の同意を取るのも一つの方法ですが、あえて、その方法を採りませんでした。さらにアグレッシブにしました。名前を公開することはPRの一つであるので、そのことに協力してもらうという趣旨で、割引を行うこととしました。言わずもがなですが、相対的なことなので、名前を公開しない場合には、高くなるように設定しました。

あくまでも、この会は任意の会なので、この会の趣旨に同意する人にプラスになるように設計する、というのが今年の私のテーマでしたので、あえて通すことにしました。


参加したことのない人、特に、大学外の研究者の方には、現状では敷居が高い会だと思います。よって、参加予定者を公開することで、行ってみようかと思ってもらえればと思っています。

土木、建築の両方の学会とはいえ、本懇親会は、ここ数年は土木の参加者がほとんどになっていたので、特に建築分野の方に対してその意味もあります。

 3)若い人にPRする手段が少ない。
大学の場合、若手研究者も1歳ずつ年を取るので、本会を卒業していきます。多くの国立大学の場合、講座制となっていて、だいたいシニアの教授と、若手准教授、助教、そして博士学生が誰かしら参加することで、その研究室の学生にもPRされて、参加者が継続していきます。

ただし、元々40以上のシニアの研究者が単独で運営している研究室であれば、そもそも存在を知らないので、参加のしようがありません。

→これは結構、難しい問題です。ベストではないけれども、とりあえずアクションを起こそうと思い、北海道、東北、関東、北陸、東海、近畿、中国、九州の大学・高専の知り合いの研究者/申し込みがあった方各地方2名以上に、その地方で呼びかけてもらうようにお願いしました。

その際には、
・相手が40歳以下かどうかを意識せず
・土木、建築両方に・民間の技術者も
というリクエストもつけました。

ただ、急な一方的なお願いなので、その方がどこまでアクションをしてくれているのかは、わかりません。課題といえるでしょう。

全員にもれなく連絡することが目的化しても意味がないので、まずは、そうやってアクションを起こした既成事実を作ること、その事実を公開すること、としました。

逆説的ではありますが、本会は、たった2時間の年に1回の懇親会なので、現時点では、土木建築の真の融合・産官学の交流までは、実質無理でしょう。少なくとも、現状の会に意義を感じる人に、開催案内が伝わるようにしたいと思います。



とりあえず、ここまで。

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